"ScanStation, een compleet en handig DMS systeem"

"WAAR TER WERELD WE OOK ZIJN, ELK DOCUMENT DIGITAAL BIJ DE HAND"

Al jaren praat men over het zogenaamde paperless office en met de module OakTree DMS is dat voor u geen droom meer, maar zijn de doelen binnen handbereik. OakTree DMS Document Management Met het Document Management Systeem van OakTree heeft u de mogelijkheid de meest gangbare digitale bestanden centraal in de database te registreren. Alle MS-Word, Excel en/of PDF documenten, maar ook uw gescande documenten in JPG of TIFF formaat, BMP zijn te registreren. U legt ze  digitaal vast in OakTree DMS. Verder heeft u de mogelijkheid de ontvangen E-mails direct in de projecten, klantenmappen, personeels- en klantenkaart vast te leggen.

Uw distributielijst

Elk document dat u ontvangt kan op eenvoudige wijze worden gekoppeld aan uw relaties, projecten, contracten, personeelsadministratie, maar belangrijk ook aan elke financiële mutatie binnen het OakTree Finance systeem. Iedere inkoopfaktuur kan digitaal bij de mutatie of crediteur worden opgevraagd en direct worden gecontroleerd en gefiatteerd. Daarnaast werkt OakTree met distributielijsten. Een aantekening of binnenkomende correspondentie voor uw contract, gedigitaliseerd vastleggen, of een lichtplan registreren in de projectmap? Met OakTree DMS realiteit.

• Wie moeten bepaalde documenten ontvangen?
• Wie moeten de documenten paraferen voor akkoord?
• Facturen moeten wellicht door meerdere directieleden worden geparafeerd en dat kan direct digitaal.
• Welke medewerkers binnen uw organisatie mogen de documenten inzien?
• Gescande documenten beveiligen door versleuteling van het bestand. Daarmee zijn de scans buiten OakTree DMS niet meer te benaderen of te bekijken en worden ze door OakTree DMS gedecodeerd.
• Zelfs MS-Word documenten beveiligen en alleen te benaderen vanuit OakTree

ScanStation

OakSoft levert met de OakTree ScanStation een totaaloplossing. Middels touchscreens gekoppeld aan bijna iedere scanner, krijgt u een waar scanstation. Of u nu gebruik maakt van een professionele Document Center of van een simpele flatbed scanner, bijna alle scanners worden ondersteund.

Nadat de scan is ingelezen kunt u middels het touchscreen direct een faktuurnr. of dossiernummer registreren. Door de koppeling van OakTree ScanStation kunt u direct bij uw scanner zoeken in de relaties,crediteuren, projecten en/of klantenmappen. De koppeling kan met een druk op de knop worden voltooid. Een rekening ontvangen van de KPN Telecom? Op basis van een OCR herkenning zal OakTree de crediteur automatisch vinden. Bij de crediteur kunt u eventueel vastleggen dat de ontvangen inkoopfakturen van de KPN automatisch geboekt moeten worden op de grootboekrekening 4210 telecommunicatie. OakTree DMS zal automatisch de boeking vastleggen en uw inkoopfaktuur koppelen aan de financiële mutatie. Uw boekhouder kan op deze wijze de belangrijkste inkoopfakturen toewijzen aan crediteuren, projecten en klantenmappen.

Workflow management en know-how systeem

Wanneer u gebruik maakt van ScanStation in combinatie met OCR herkenning, zal de tekst worden vastgelegd in de OakTree database. Hierdoor wordt het dus eenvoudig om door AL uw correspondentie en ontvangen documenten te gaan zoeken. Een project in de Amsterdam Arena voor een grote nationale bank? Of op zoek naar die brief over de nieuwste d&b apparatuur? Met OakTree DMS zoekt u op basis van enkele zoekwoorden door al uw documenten binnen enkele seconden.

voorbeeld 1:

Stelt u zich eens voor dat één van uw mengtafels defect is gegaan. U heeft 3 jaar garantie gekregen alleen uw leverancier vraagt een copy van de nota met daarop het serienummer? Door het Know-How systeem van OakTree DMS zoekt u binnen no-time de juiste faktuur op. Immers u heeft alles gedigitaliseerd. En met een druk op de knop maakt u een copy van de inkoopfaktuur. Grote kans dat de originele faktuur bij uw accountant in het archief zit na drie jaar.

voorbeeld 2:

U krijgt een nieuw project binnen waarin 2 jaar geleden veel is gebeurd. Alle correspondentie, brieven, inkoopfakturen legt u vast op het project. Daarmee heeft u direct inzage in alle inkoopnota's, ontvangen correspondentie en projectinformatie.

Dit zijn zo maar een paar voorbeelden  van de vele mogelijkheden die OakTree DMS uw organisatie kan bieden.